Profiter d’un agenda partagé pour clubs et associations

agenda partagé

Vous recherchez la solution idéale pour vous aider à animer et à gérer votre communauté. Il peut s’agir d’une association, d’une société ou encore d’un club. Depuis quelques années, l’usage d’un agenda partagé devient une tendance dans le but de mieux circuler les informations au sein d’une entité. Vous pouvez en opter, seulement, le choix d’un agenda partagé gratuit ne s’effectue pas au hasard. Vous devez tenir compte de plusieurs critères pour profiter de ses avantages. En effet, tous les membres du groupe vont l’utiliser de manière fréquente. Il s’impose qu’il soit durable et efficace.

Agenda partagé gratuit ou payant ?

La plupart des associations ne disposent pas du budget nécessaire pour accéder à une offre prémium. Dans ce cas, recourir à l’usage d’un agenda partagé gratuit s’impose. Pour les grandes entités qui gèrent de nombreux évènements et qui ont besoin d’un contrôle plus accru, elles peuvent toutefois nécessiter des outils avec des options supplémentaires payantes. Quoi qu’il en soit, lorsque vous choisissez votre calendrier partagé, assurez-vous qu’il soit facile d’accès aux membres de votre équipe. Par exemple, avec l’agenda de Google, il s’impose que chaque participant crée un compte gmail.com. Cela prend du temps et devient contraignant. Tout le monde ne souhaite pas forcément avoir une autre adresse email sur Google, surtout ceux qui en ont déjà. Si vous recherchez un agenda adapté à vos attentes, apprenez-en plus sur joynit.fr

Renseignez-vous sur Internet avant de choisir le calendrier partagé qui répond à vos attentes. Référez-vous au bouche-à-oreille, cela dit, aux avis des associations qui en optaient il y a quelques années. Pour cela, vous pouvez lire les commentaires dans les forums. Vous pouvez également demander une recommandation auprès de vos partenaires d’affaires. Certainement, ils connaissent des solutions avantageuses et convenables en fonction de votre situation.

S’assurer de la simplification de l’adaptation des membres

Optez toujours pour une solution qui vous permet de rendre votre agenda collaboratif gratuit visible seulement avec un lien. En cliquant sur ce dernier, les collaborateurs se redirigent vers la page profile de votre club ainsi que de votre calendrier. Ainsi, l’adaptation sera plus aisée et plus facile au sein de votre organisme. Si possible, choisissez-en un qui vous propose aussi la possibilité d’user d’une application mobile. L’emploi de ce type de logiciel, déjà installé sur téléphone, devient presque indispensable de nos jours. En tant qu’organisateur, vous pourrez poster des évènements dans ce calendrier depuis votre matériel informatique. Tous les membres en seront informés grâce aux notifications qu’ils reçoivent sur leur smartphone. Cette application sert également pour interagir, répondre aux messages et aux invitations. Ainsi, elle vous permet de mieux coordonner votre organisation et de communiquer aux participants en temps réel.

Parmi les évènements que vous alliez partager, il arrive que certains d’entre eux soient uniquement réservés aux invités. Dans ce cas, privilégiez un calendrier collaboratif qui vous offre une option de gestion simple avec des droits d’accès. Vous sélectionnerez vous-même les personnes qui y accèdent.

Les options supplémentaires possibles avec l’agenda

Si vous devez organiser des évènements avec un nombre de places limité, que vous optiez pour une solution payante ou gratuite, ne négligez pas la billetterie en ligne. Si possible, choisissez un calendrier qui intègre déjà cette nouvelle fonctionnalité. Cela va vous simplifier la vie. En réalité, mobiliser plusieurs personnes en même temps risque de devenir un véritable casse-tête, surtout si vous avez une grande communauté à gérer. C’est pour cette raison que recourir à ces options supplémentaires vous aide à y ajouter facilement un sondage de date, de lieu ou encore d’heures.

Les participants peuvent consulter de manière spontanée le programme de vos évènements partagés sur l’agenda. Dans le but de dynamiser votre équipe, vous pouvez utiliser régulièrement le newlestter. Ce dernier va récapituler les prochains évènements. Cela vous évite de perdre du temps dans la préparation des emails toutes les semaines. Le calendrier de votre choix vous propose directement cette option et vous garantit une intégration parfaite. Afin que vous ne submergiez pas les boites emails de vos collaborateurs avec différents échanges, préférez un calendrier en ligne qui a une messagerie instantanée. Elle va permettre aux membres de discuter entre eux, de poser des questions aux responsables, etc.

Tenir compte de l’ergonomie et de la simplicité d’utilisation de l’agenda

Il arrive qu’un agenda collaboratif gratuit devienne d’un coup peu lisible. La raison, c’est souvent parce qu’il s’agit juste d’un outil bureautique de productivité, mais pas d’une plateforme qui aide les associations à mieux s’organiser. Trouvez dans ce cas un logiciel en ligne qui vous permet de communiquer avec les membres de votre équipe par le biais d’un simple lien. Quoi qu’il en soit, prenez le temps d’en discuter avec vos collaborateurs. Demandez leurs avis concernant le choix du calendrier collaboratif adapté à la situation. Assurez-vous que la solution choisie convienne aux besoins de tous les participants.

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