Publié le : 20 décembre 20215 mins de lecture
Vous en avez assez de perdre du temps à rechercher et gérer des fichiers chaque jour au lieu de vous concentrer sur des tâches plus importantes. Vous avez donc opté pour un logiciel de gestion électronique des documents ou GED. Comme son nom l’indique, ce type de dispositif aide à gérer, stocker, distribuer et classer tous les documents professionnels. Le logiciel de GED est un dispositif important pour promouvoir la transformation numérique d’une organisation. Il gère tous les types de documents, quel que soit leur format (des documents Word, des images, des PDF, des e-mails, des contrats de travail, des factures, des fiches de paie, etc.) Vous êtes maintenant censé décider du logiciel à utiliser. Voici les critères à prendre en compte pour choisir votre outil ged.
Un outil sur-mesure !
Comme vos besoins peuvent évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il est crucial de choisir un logiciel ged qui puisse être adapté à vos besoins. Vous pourrez ainsi commencer avec des fonctionnalités de base, ce qui signifie que vous n’aurez pas à payer pour des fonctionnalités inutilisées. Plus important encore, vous serez libre de personnaliser vos outils en fonction de vos besoins et de continuer à évoluer en fonction de vos exigences. Le système de GED que vous choisissez doit pouvoir s’intégrer facilement aux autres plateformes, applications et outils ( le programme de facturation ou de gestion de la relation client, la messagerie, etc.) que vous utilisez au quotidien. Ainsi, vous pouvez créer, distribuer et gérer des documents plus efficacement, et traiter et échanger des données plus facilement et plus rapidement.
Il existe des solutions telles que les progiciel GED qui aident les entreprises à améliorer la fiabilité de leurs produits et services, à réduire les délais de mise sur le marché, à innover et à accroître la satisfaction des clients.
La facilité d’utilisation !
Voici l’exigence de base pour tout type de logiciel : il est censé être facile à apprendre. Si vous voulez que tous les employés adoptent votre solution de GED, vous devez être sûr qu’elle est facile à prendre en main. L’objectif de l’achat d’un logiciel de gestion électronique de documents est d’accroître votre efficacité et celle de votre personnel et de vous faire gagner du temps dans la recherche de fichiers.
En revanche, si votre GED semble trop complexe, vos collègues feront tout leur possible pour ne pas l’utiliser. Vous devez alors vous assurer que le logiciel dématérialisation des documents est visuellement attrayant, simple et intuitif, et offre une navigation améliorée pour une utilisation facile. Bien sûr, une brève formation est nécessaire pour que tous vos employés puissent se sentir à l’aise en l’utilisant.
La sécurité des documents !
La sécurité des données est essentielle dans les entreprises. Qu’il s’agisse d’informations sur les employés ou les clients ou de données sensibles sur les projets, vous ne voulez pas qu’elles tombent entre les mains d’escrocs.
En travaillant, vous pouvez facilement accéder à tous les documents stockés sur le réseau, supprimer accidentellement un fichier ou envoyer un e-mail avec des pièces jointes confidentielles à la mauvaise personne. Ces erreurs sont parfois irréparables.
Grâce à la gestion électronique des documents, vous êtes libre de contrôler l’accès à plusieurs documents. Il vous suffit de déterminer qui peut accéder à quels fichiers et d’utiliser des mots de passe pour restreindre l’accès à certains fichiers. De plus, tous vos documents sont stockés dans un système sécurisé, protégé des risques naturels (incendie, inondation, etc.), des pannes et des cyberattaques. Généralement, le système de sauvegarde est configuré pour restaurer les données en cas de problème.
Enfin, n’oubliez pas de vérifier auprès de votre prestataire de services dans quel pays/région vos données sont classées, car cela est régi par les lois de ce pays (souveraineté numérique).